Dokumentenverwaltung

Grenzen konventioneller Webseitenverwaltung

1. Für jede neue Seite müssen auf zahlreichen anderen Seiten Verweise auf die neue Seite eingebaut bzw. verändert werden.
   
   
2. Das gilt auch für das Löschen einer Seite: Nicht mehr aktuelle Verweise auf die gelöschte Seiten müssen ebenfalls entfernt werden.
   
   
3. Bei großer Seitenanzahl geht rasch die Übersicht verloren. Einmal vordefinierte Strukturen, die das Auffinden von Information erleichtern sollen, werden nur allzuleicht außer Acht gelassen.
   
   
4. Für die Erstellungs- und Wartungsarbeiten ist geschultes Personal notwendig. Wird die Arbeit ausgelagert, können stark explodierende Kosten entstehen, weil jede Änderung extra kostet.

Aufbau und Funktion einer Dokumentenverwaltung

Im Lebenszyklus eines Dokumentes (Artikel, Informationsseite, ...) können drei Phasen unterschieden werden: Entstehung, Präsentation und Archivierung.

1. Die Entstehung erfolgt unter Zuhilfenahme einer oder mehrerer Datenquellen (z.B: Redaktion, Dateien, (schriftliche) Publikationen, Photos, Online-Formulare). Aus diesen Datenquellen wird ein Dokument zusammengesetzt und entsprechend der Gestaltungsrichtlinien gestaltet.
   
   
2. Wenn das Dokument fertig ist, wird es in die Phase der Präsentation übergeführt, d.h. es wird öffentlich zugänglich. Auf diesem Transitionsweg kann ein automatischer Reviewprozeß angestoßen werden, wobei der positive Abschluß des Reviews als Bedingung für die Veröffentlichung definiert werden kann.
   
   In der Phase der Präsentation ist das Dokument nicht nur öffentlich zugänglich, sondern kann unter Einhaltung bestimmter Regeln gewartet (z.B. Fehler ausbessern, Akualisieren, Ergänzen, Erweitern, ...) werden. Diese Wartungsarbeiten können vom Eigentümer des Dokuments oder einem anderen explizit Änderungsberechtigtem durchgeführt werden.
   
   
3. Ist das Dokument nicht mehr aktuell und/oder wird nicht mehr gewartet, tritt es in die Phase der Archivierung ein. Unter Archivierung wird jede "Weiterverwendung" des Dokuments verstanden (z.B. das endgültige Löschen, das Speichern in einer Archivdatei oder auf einem anderen Datenträger). Wenn das Dokument nicht gelöscht wird, kann es durch interaktive Archivanwendungen sozusagen wieder zum Leben erweckt werden, indem es von benutzergesteuerten Archivsuchprogrammen erneut (allerdings nur temporär) präsentiert wird.

Vorteile einer Dokumentenverwaltung

Sind die Informationen und deren Struktur (Gliederung) einmal in einem Dokumentensystem erfaßt, so können automatisch zusätzliche Funktionen, die sonst einen enormen händischen Aufwand bedeuten würden, mit einem vergleichsweise geringen Aufwand integriert werden. Z.B.:

• Automatische Erstellung verschiedener Versionen für verschiedene Browser:
  • graphikintensiv
  • ausschließlich textbasiert
  • Unterstützung der wichtigsten Browsertypen direkt.
  
  Der Benutzer kann die für ihn geeignetste Version wählen. Wer beispielsweise über eine schlechte Anbindung an das Internet verfügt, kann durch die Textvariante viele unnötige Ladezeiten für Grafiken ersparen. Blinde Personen sind überhaupt auf Textversionen angewiesen.
  
  
• Automatische Updates der Präsentation:
  Die Normen für die Darstellung von Information als WWW-Seiten sind einem kontinuierlichen Entwicklungsprozeß unterworfen. Die Überarbeitung aller Seiten kann durch die Dokumentenverwaltung automatisiert werden.
  
  
• Die Einbindung der aktuellen Informationen erfolgt sofort nach der Entstehung (Schnittstelle Anwender-Dokumentenverwaltung):
  Die im bereits bestehenden System erstellten Dokumente (Artikel) werden automatisch in das WWW-Format HTML umgewandelt und in die bestehende Struktur eingebunden. Der Informationsanbieter kann sich auf die Bereitstellung des Inhalts (der einzelnen Seiten) konzentrieren.
  
  
• Navigationshilfen wie Seitenverzeichnisse und Register können automatisch erstellt und nach jeder Abspeicherung bzw. Löschung von Dokumenten automatisch auf den aktuellen Stand gebracht werden.
  
  
• Komplexere Suchabfragen können angeboten werden.
  
  
• Feedbacks (Bestellsystem, Mailinglisten, Anfragen per Email) können automatisch verarbeitet werden bzw. weitgehend automatisch mit Schnittstellen zum bestehenden Handling (Ausdruck von Bestellisten, etc.).
  
  
• Durch eine Zugriffsverwaltung kann garantiert werden, daß für einen bestimmten Bereich zuständige Personen nicht versehentlich in einem anderen Bereich Änderungen vornehmen.
  
  
• Sicherheit: Da der Benutzer nur auf die automatisch aus der Dokumentenverwaltung generierten WWW-Seiten zugreifen kann, sind die Daten auch nach einem Hack nicht verloren und können in kurzer Zeit neu generiert werden.

  Besonders wichtig ist die organisatorische Einbindung des Internet-lnformationssystemes in die bestehenden Arbeitsabläufe. Dabei ist darauf zu achten, daß möglichst wenig zusätzliche Arbeit für die Mitarbeiter entsteht, anzustreben ist jedoch eine Entlastung. Vor allem die Standardaufgaben müssen vollständig automatisiert werden.